Cómo se organiza un archivo digital que siga sirviendo en diez años
Un archivo digital sin criterio es peor que un armario desordenado: al menos el armario cabe en una habitación.
Carpetas o metadatos
Un archivo digital puede organizarse por estructura de carpetas o por etiquetas asociadas a cada documento. La primera es intuitiva y se rompe cuando un documento pertenece a dos sitios; la segunda es flexible y exige disciplina al catalogar.
En la práctica funcionan bien los modelos mixtos: una estructura de carpetas sencilla y estable, más metadatos para todo lo que cambie o pueda cruzarse.
Los metadatos mínimos
- Tipo de documento, de una lista cerrada y corta.
- Fecha del documento, que no es la fecha de escaneo.
- Identificador del expediente o del asunto.
- Origen: de dónde procede y quién lo aportó.
- Plazo de conservación aplicable, para poder depurar después.
- Nivel de acceso, que en papel lo daba la llave del armario.
Formatos que seguirán abriéndose
Un archivo pensado para durar quince años no puede depender de un formato propietario cuyo futuro decide una empresa. Los formatos abiertos y ampliamente documentados son la opción prudente, aunque en el momento de elegir parezcan menos cómodos.
| Criterio | Qué comprobar |
|---|---|
| Apertura | ¿La especificación es pública y completa? |
| Adopción | ¿Lo abren varias aplicaciones de fabricantes distintos? |
| Estabilidad | ¿Ha cambiado mucho en los últimos diez años? |
| Autocontenido | ¿Incluye lo necesario, o depende de fuentes externas? |
| Compresión | ¿Con pérdida? Para documentos legibles suele ser aceptable |
| Metadatos | ¿Permite incrustarlos dentro del propio fichero? |
Accesos y trazabilidad
En papel, el acceso lo limitaba una llave y no quedaba rastro. En digital hay que definirlo explícitamente y, además, se puede registrar. Esa trazabilidad es una ventaja, siempre que se decida de antemano qué se registra y durante cuánto tiempo se guarda ese registro.
Depurar también es archivar
Guardarlo todo indefinidamente no es prudencia: es una decisión con consecuencias. Aumenta el coste, complica la búsqueda y, cuando hay datos personales, incumple el principio de limitación del plazo de conservación. Un archivo bien diseñado sabe qué debe borrar y cuándo.