Firma electrónica: qué nivel corresponde a cada documento
La pregunta no es qué firma es más segura, sino qué hará falta demostrar si alguien niega haber firmado.
La pregunta correcta
La conversación sobre firma electrónica suele empezar por «cuál es más segura». Es una pregunta poco útil. La pregunta operativa es otra: si mañana alguien niega haber firmado este documento, ¿qué tengo yo para demostrar que sí lo hizo?
Respondida esa pregunta, el nivel de firma necesario se deduce casi solo.
Qué aporta cada nivel
| Nivel | Qué añade | Uso habitual |
|---|---|---|
| Firma simple | Constancia de una acción de firmar | Documentos internos de riesgo bajo |
| Firma avanzada | Vinculación con el firmante y detección de alteraciones | Contratos entre partes que se conocen |
| Firma cualificada | Certificado cualificado y dispositivo seguro | Cuando la ley lo exige o el riesgo es alto |
| Sello de tiempo | Prueba de que existía en una fecha | Complemento útil en cualquier nivel |
| Sello electrónico | Identifica a la entidad, no a la persona | Documentos emitidos por una organización |
Lo que hay que poder demostrar
- Quién firmó y con qué grado de certeza se identificó.
- Cuándo, con una referencia temporal fiable.
- Qué se firmó exactamente: el documento íntegro, no un resumen.
- Que no se ha alterado desde entonces.
- Que el firmante lo sabía: qué vio en pantalla al firmar.
El problema del largo plazo
Los certificados caducan y los algoritmos criptográficos envejecen. Un documento que deba conservarse veinte años requiere previsión: sellos de tiempo renovados o formatos de conservación pensados para eso. No es un detalle técnico menor; es la diferencia entre un archivo válido y uno que dejó de serlo sin que nadie se diera cuenta.
Antes de elegir un proveedor
- ¿Está en la lista de prestadores de confianza si necesita firma cualificada?
- ¿Qué evidencias entrega junto al documento firmado y en qué formato?
- ¿Dónde se conservan los documentos y durante cuánto tiempo?
- ¿Cómo recupero todo si dejo de ser cliente, y en qué formato?
- ¿Qué ocurre con la validación pasados diez años?
Lo que aquí no se resuelve
Qué nivel de firma exige un documento concreto depende de la normativa que le sea aplicable y de su finalidad. Esta página describe el marco general para que la conversación con un profesional sea más provechosa; no sustituye esa consulta ni pretende hacerlo.