Digitalizar un archivo entero: preparar, ejecutar, comprobar
El escaneo es la parte fácil. Lo difícil es saber qué se ha escaneado, dónde ha quedado y cómo se encuentra dentro de diez años.
Escanear es la parte fácil
Una digitalización de gran volumen fracasa raramente por el escaneo. Fracasa porque nadie decidió antes cómo se nombraría cada fichero, qué metadatos acompañarían a cada documento y cómo se comprobaría que no falta ninguno.
El resultado típico es un disco con cien mil archivos correctamente escaneados que nadie sabe consultar.
Lo que se decide antes de la primera caja
- Qué se digitaliza y qué no. Digitalizarlo todo rara vez es la opción razonable; suele haber material que sólo hay que conservar.
- Con qué criterio se nombra cada fichero. Escrito, con ejemplos, antes de empezar.
- Qué metadatos acompañan a cada documento y quién los introduce.
- Qué formato se usa y por qué; conviene uno abierto y estable.
- Qué se hace con el original después, y quién autoriza su destrucción.
- Cómo se comprueba que todo lo que había está y es legible.
El criterio de nombres
Es la decisión que más se lamenta cuando se toma mal, porque rehacerla sobre cien mil ficheros es carísimo. Un buen criterio es el que permite localizar un documento sabiendo sólo lo que el usuario sabrá dentro de cinco años.
| Elemento | Valoración | Motivo |
|---|---|---|
| Fecha en formato ISO | Recomendable | Ordena solo y no es ambiguo |
| Identificador de expediente | Recomendable | Es lo que la gente recuerda |
| Nombre de persona | Con cautela | Cambia y puede ser dato personal |
| Iniciales del que escanea | Innecesario | Ocupa y no ayuda a buscar |
| Acentos y espacios | Evitar | Dan problemas entre sistemas |
| Rutas muy profundas | Evitar | Se rompen al migrar |
Comprobar que no falta nada
El control de integridad es la parte que más se descuida y la que hace que el archivo sea defendible. Como mínimo hay que poder responder a tres preguntas: cuántos documentos había, cuántos hay y qué ha pasado con la diferencia.
- Recuento previo por caja o por unidad de archivo, anotado antes de empezar.
- Registro de incidencias: documento ilegible, hoja rota, duplicado.
- Muestreo de calidad sobre un porcentaje del total, revisado por una persona.
- Comprobación de apertura de todos los ficheros generados, no sólo de una muestra.
Antes de destruir el original
La destrucción del papel es irreversible y depende del tipo de documento: algunos admiten digitalización con validez plena, otros conservan exigencias de forma. Es la pregunta que hay que hacer a la asesoría fiscal o jurídica antes de empezar, no cuando el contenedor ya está en la puerta.